Just simple me!

GIỚI THIỆU PHƯƠNG PHÁP COACHING TRONG ĐÀO TẠO VÀ PHÁT TRIỂN NHÂN VIÊN

Trong những năm gần đây, phương pháp Coaching đã phát triển vượt bật và đóng vai trò quan trọng trong hệ thống đào tạo và phát triển của doanh nghiệp. Theo một cuộc khảo sát gần đây của CIPD (Chartered Institute of Personnel and Development) trên các doanh nghiệp và tổ chức ở Anh thì có đến 83% đối tượng trả lời phỏng vấn hiện đang sử dụng phương pháp Coaching và có đến 39% cho rằng Coaching là phương pháp hiệu quả nhất trong đào tạo và phát triển tài năng. Vậy Coaching là gì, tại sao nên dùng nó và làm sao để triển khai nó? Tôi xin đưa ra những hiểu biết sơ lược trong nội dung bài viết này.

Coaching là gì?

Coaching muốn hiểu theo đúng nghĩa của nó thì cần phải tránh sự nhầm lẫn với hình thức on-job training, cố vấn (mentoring) và tư vấn (counseling)[1]. Theo nghĩa tiếng Anh của Coaching là huấn luyện thì ta có rất nhiều hình thức của Coaching trong cuộc sống, như trong thể thao hay quân đội chẳng hạn, trong khuông khổ bài viết này tôi chỉ giới hạn định nghĩa về Coaching trong kinh doanh (Business Coaching) mà thôi.

Trong cuốn sách The Coaching Handbook (Kogan Page, 2003) có nêu lên một định nghĩa về Coaching là “một quá trình để giúp một người nâng cao hoặc cải thiện hiệu suất của họ thông qua sự phản ánh, xét lại cách thức mà họ áp dụng một kỹ năng hoặc/vả kiến thức chuyên biệt”.

Ngoài ra còn có định nghĩa khác là: “Coaching là một quá trình hợp tác có tính hệ thống tập trung vào giải pháp và định hướng vào kết quả mà trong đó người huấn luyện tạo điều kiện nâng cao năng lực, kinh nghiệm sống, sự chủ động trực tiếp học hỏi và phát triển cho mỗi cá nhân bình thường”[2].

Tóm lại, Coaching là một hoạt động diễn ra giữa 1 người với 1 người, có thể được lồng ghép trong công việc hoặc thực hiện bên ngoài nơi làm việc. Nó là cách thức đưa những kiến thức và kỹ năng vừa mới học được áp dụng vào tình huống, trường hợp cụ thể, thông qua quá trình đó kết quả nhận được là sự phát triển năng lực của cá nhân. Có nhiều mô hình cũng như kỹ thuật trong Coaching nhưng căn bản Coaching là mối quan hệ giữa người huấn luyện (coach) và người được huấn luyện (coachee), mối quan hệ này giúp cho người được huấn luyện có cơ hội nhìn nhận lại các sự việc mà họ được trải qua để học hỏi, đúc rút những kinh nghiệm và thông qua đó phát triển khả năng của họ.

Nhìn chung, Coaching có những tính chất như sau:

-    Là một hình thức hợp tác. Rõ ràng trong tiến trình thực hiện Coaching thì mối quan hệ giữa người huấn luyện và người được huấn luyện là cự kỳ quan trọng đòi hỏi tinh thần hợp tác của cả hai bên.

-    Tập trung vào mục tiêu hơn là vấn đề. Một khi đã xác định Coaching là quá trình định hướng vào kết quả, tất cả những gì người huấn luyện và người được huấn luyện phải làm là đưa ra những mục tiêu càng nhanh càng tốt đồng thời là những giải pháp nhằm đảm bảo mục tiêu đó. Ngay cả khi bắt đầu Coaching với một vấn đề phức tạp việc cần làm là đưa ra những giải pháp chứ không thực hiện theo thói quen của chúng ta là phân tích vấn đề đó và tìm ra ai đó để chịu trách nhiệm.

-    Lắng nghe hơn là phát biểu. Một buổi Coaching thành công không nhất thiết phải có nhiều lời bàn tán và nhận xét. Công việc của người huấn luyện phần lớn là lắng nghe và tạo không gian và thời gian cho người được huấn luyện nói, có thể nói rằng người huấn luyện phải hoàn toàn tập trung vào những gì người được huấn luyện trình bày. Với người được huấn luyện thì hành động này giúp họ cảm thấy được chú ý quan tâm, giúp đỡ, do đó họ cũng tập trung hơn đến việc thực hiện những cam kết mình đã phát biều trong quá trình trao đổi.

-    Đặt câu hỏi thay vì đưa những lời khuyên và hướng dẫn.Thậm chí dù đã biết được câu trả lời hay giải pháp cho tình huống, người huấn luyện cũng hỏi người được huấn luyện về ý tưởng của họ bởi vì mục đích chính của Coaching là trang bị cho người được huấn luyện cách suy nghĩ và giúp họ vận dụng sự sáng tạo và năng lực của chính họ. Khi bạn đưa ra những giải pháp, bạn đã đánh cắp cơ hội được học hỏi của người khác và buộc họ phải phụ thuộc vào những hướng dẫn của bạn.

-    Đưa ra những phản hồi chính xác và kịp thời thay vì phán xét. Điều này có nghĩa là người huấn luyện sẽ tránh đưa ra những phát xét thay vào đó là những phản hồi cụ thể rõ ràng có được do sự quan sát kỹ lưỡng người được huấn luyện nhằm giúp họ có những sự đánh giá về năng lực của mình và những sự lựa chọn tốt hơn cho những xử lý tiếp theo.

Phương pháp Coaching đúng thường được hoạch định một cách hệ thống và đưa ra thực hiện. Nó được tiến hành trong khoảng thời gian xác định cụ thể gồm có các phần riêng biệt là bắt đầu, giữa và kết thúc. Quy trình Coaching, dù tiến hành dưới bất cứ hình thức nào cũng sẽ bao gồm các bước sau:

-          Giai đoạn 1: Làm rõ nhu cầu.

-          Giai đoạn 2: Thống nhất mục tiêu phát triển cụ thể.

-          Giai đoạn 3: Xây dựng một kế hoạch chi tiết.

-          Giai đoạn 4: Thực hiện công việc hay hoạt động.

-          Giai đoạn 5: Đánh giá và lập kế hoạch cải tiến. (Lặp lại của giai đoạn 3, 4, và 5 nếu cần thiết)

-          Bước 6: Kết thúc mối quan hệ huấn luyện.

Tại sao nên sử dụng Coaching?

  • Coaching nhắm vào việc đáp ứng nhu cầu cá nhân, do vậy có thể nói rằng nó có thể cho kết quả ngay lập tức.
  • Nó có thể cho phép người được huấn luyện áp dụng những kỹ năng của họ, kiến thức và hành vi vào trong tình huống thực tế, do đó gia tăng sự hiệu quả của việc đào tạo, phát triển ví dụ như họ có thể áp dụng những gì mới học được vào tình huống hiện tại hay sử dụng những kỹ năng vốn có theo một cách khác tốt hơn.
  • Coaching có thể thực hiện được vào thời điểm, địa điểm phủ hợp với cả người được huấn luyện, quản lí của họ hay tổ chức, công ty.
  • Những chuyền trưởng có thể đóng vai trò là những người huấn luyện cho nhân viên của họ hay nhân viên khác trong công ty. Điều này cũng góp phần phát triển cả người chuyền trưởng và mang lại lợi ích chi phí cho tổ chức.
  • Sự huấn luyện đồng cấp (Peer Coaching) là cách tốt để nâng cao hiệu suất trong khi vẫn khuyến khích việc học hỏi và phát triển lẫn nhau.
  • Coaching có thể được sử dụng để giải quyết nhanh chóng các trường hợp thay đổi trong các tổ chức và do đó nó có thể giúp hỗ trợ bất kỳ sự thay đổi lớn nào diễn ra.
  • Coaching có thể hỗ trợ mỗi cá nhân những người phải đưa ra những quyết định hay đối mặt với những tình huống phức tạp – nó cung cấp một môi trường để thử nghiệm các ý tưởng mới trong môi trường an toàn và tương trợ lẫn nhau.
  • Nó cung cấp cho mỗi cá nhân cơ hội để xem xét, nhìn nhận lại hiệu suất hiện tại của họ và các định những phần càn phát triển.
  • Bản chất của mối quan hệ trong Coaching sẽ làm cho người được hướng dẫn cảm thấy có họ đáng giá, được hỗ trợ và thấy rằng những nhà tuyển dụng đang thật sự quan tâm sâu sắt đến sự phát triển cá nhân họ.

Làm thế nào để Coaching được thực hiện hiệu quả?

  • Phải chắc chắn rằng Coaching là phương pháp phát triển chính xác bằng cách tiến hành một bản đánh giá kỹ năng hiện tại của người học – nếu những người được huấn luyện không có những kỹ năng cơ bản và kiến thức trước khi bắt đầu Coaching, người huấn luyện có thể cảm thấy tự họ bị cắt ra khỏi mô hình huấn luyện, khi họ có thể chưa kịp chuẩn bị. Coaching là một lựa chọn ưu tiên khi bạn có thể trả lời “Có” với những câu hỏi sau:

-          Người tham gia có đủ kỹ năng và kiến thức để tham gia vào nhiệm vụ này không?

-          Người tham gia có thể sử dụng những kiến thức hay kỹ năng này trong tương lai gần không?

-          Nếu người này được làm việc trên cơ sở 1 đối mặt với 1, nó có thể giúp họ nâng cao hay phát triển khả năng?

  • Xác định ý nghĩa của khái niệm Coaching – Coaching thường bị lẫn luộn với Mentoring, Couselling hay Line management, do vậy những kỳ vọng và nhận thức về quá trình có thể bị sai lệch ngay từ đầu.
  • Chọn đúng người huấn luyện cho từng người học để đảm bảo rằng mối quan hệ sẽ được phát triển một các hiệu quả. Thiết lập quan hệ quan trọng là phải đảm bảo tính trung thực, thông tin 2 chiều và phản hồi hiệu quả. Cân nhắc kỹ càng việc sử dụng một người huấn luyện từ bên ngoài.
  • Cung cấp sự huấn luyện một cách kịp thời, tức là sẽ chỉ cung cấp trước khi người được huấn luyện được yêu cầu thực hiện nhiệm vụ hay sử dụng kỹ năng mà quá trình Coaching tập trung vào.
  • Thiết lập những quy tắc nền tảng cho mỗi quan hệ Coaching và xác định quá trình mà nó sẽ diễn ra. Tạo một bản hợp đồng Coaching bao gồm vai trò và trách nhiệm của người huấn luyện và người được huấn luyện cũng như là quá trình thông tin chi tiết đến bộ phận thứ 3 như chuyền trưởng, phòng Nhân Sự và đồng nghiệp. Hợp đồng Coaching nên bao gồm những mục tiêu học tập đã được thống nhất và hiệu suất kỳ vọng ở đầu ra cũng như là ước tính những phương pháp sẽ sử dụng.
  • Xác định thời gian cho người huấn luyện và người được huấn luyện chuẩn bị cùng với thời gian cho cả giai đoạn Coaching.
  • Xác định không gian thuận tiện và riêng tư có thể dùng cho quá trình Coaching.

Mô hình GROW

Mô hình GROW là mô hình được sử dụng phổ biến nhất trong Coaching. Nó được giới thiệu bởi John Whitmore trong cuốn Coaching for Perfomance. Nó cung cấp một phương pháp để cấu trúc một buổi Coaching hiệu quả. Ý nghĩa của GROW là:

Goal: Xác định được điều gì bạn cần đạt được.

Reality: Tìm hiểu tình huống hiện tại, những dữ liệu liên qua trong quá khứ và xu hướng có thể xẩy ra trong tương lai.

Option: Đưa ra những giải pháp giúp xử lí tình huống.

Will: Dự trù những điều có thể xẩy ra và đưa ra một kế hoạch cụ thể.

Vì Coaching phần lớn được tiến hành thông qua những câu hỏi cho nên có thể có rất nhiều câu hỏi có thể đưa ra trong mỗi bước của GROW:

Goal: những câu hỏi đưa ra để xác định mục tiêu càng rõ ràng càng tốt đồng thời tránh sự chủ quan khi trả lời. “Điều gì bạn muốn đạt được? Điều gì sẽ khác một khi bạn đạt được chúng? Điều gì là quan trọng đối với bạn” đó là những câu hỏi có thể được đưa ra.

Reality: câu hỏi gợi ra những chi tiết cụ thể về tình huống và hoàn cảnh. “Điều gì đang xảy ra bây giờ? Ai là những người liên quan? Kết quả của họ ra sao? Điều gì có thể xẩy ra trong tương lai?”

Option: đưa ra những câu hỏi mở để kích thích suy nghĩ sáng tạo. “Bạn có thể làm gì? Những ý tưởng nào bạn có thể mang lại từ những thành công trước? Bạn đã cố thử chưa?”

Will: tập trung vào những câu hỏi, sự thỏa thuận vào những hành động cụ thể và đều kiện để thành công. “Bạn sẽ làm gì? Khi nào bạn sẽ thực hiện? Những người bạn cần đến khi thực hiện? Khi nào bạn có thể cho thấy kết quả?”

Mặt dù GROW thực sự là một khuông khổ tuyệt vời cho việc cấu trúc một buổi Coaching – đặc biệt là đối với những người mới bắt đầu – nhưng Whitmore cũng nhấn mạnh rằng: GROW hay việc cấu trúc không phải là linh hồn của Coaching. GROW, nếu không đặt trong SỰ NHẬN THỨCTINH THẦN TRÁCH NHIỆM cùng vỡi kỹ năng đặt câu hỏi để tiến hành thì nó cũng có rất ít giá trị.

Thêm một điều nữa cũng rất quan trọng trong cách thức thực hiện GROW là không nhất thiết phải tiến hành GROW như rập theo một cái khuông có sẵn mà điểm quan nhất của GROW là cách thức chúng ta nghĩ về nó để định hướng cho Coaching. Trong nhiều trường hợp GROW có thể được sử dụng linh hoạt, ví dụ như chúng ta có thể bắt đầu từ bước Reality thay vì Goal chẳng hạn, điều này vẫn mang lại hiệu quả.

Coaching được sử dụng để làm gì?

Cải thiện năng suất: Coaching giúp những cá nhân cải thiện năng suất của họ thông qua việc phát triển những cách thức họ sử sụng những kỹ năng và kiến thức. Điều này rất cần thiết bởi vì họ không áp dụng những kỹ năng, kiến thức đó theo một tiêu chuẩn được yêu cầu hay bởi vì họ được yêu cầu sử dụng chúng trong một hoàn cảnh hoàn toàn mới.

Chuyển hóa kiến thức: khi đã tham dự một khóa huấn luyện để học những kiến thức và kỹ năng mới, thì Coaching rất hữu ích để hỗ trợ cho mỗi cá nhân áp dụng và củng cố kiến thức đó.

Bổ nhiệm nhân viên mới: Coaching cũng tỏ ra hiệu quả trong việc giúp nhân viên thiết lập một vai trò mới bất kể họ được tuyển từ bên trong hay bên ngoài công ty.

Quản lý nhân tài: những cá nhân đã được xác định là có chí hướng cao hay lãnh đạo tương lai sẽ được hưởng lợi từ Coaching để giúp chuẩn bị cho sự nghiệp của họ trong tương lai.

Hỗ trợ những nhà quản lý hiện tại; Executive Coaching được dùng cho những nhà quản lý cấp cao bởi vì nhu cầu phát triển của họ rất chuyên biệt và đơn nhất đối với chính họ và tổ chức.[3]

Phát triển kỹ năng mềm: Coaching đặc biệt rất hiệu quả khi giải quyết những kỹ năng mềm bởi vì không cứng nhắc và nhanh chóng trong việc thực hiện, Coaching mang tới cơ hôi để bàn luận về hành vi và sự ảnh hưởng trong một môi trường tương trợ và không phê phán.


[2] Jane Greene and Anthony M Grant, Solution-Focused Coaching

[3] Jackie Clifford & Sara Thorpe, WORKPLACE LEARNING &DEVELOPMENT, Kogan Page, London & Philadenphia 2007, pg. 58-60.

TÀI LIỆU THAM KHẢO:

[1] Jackie Clifford & Sara Thorpe, WORKPLACE LEARNING &DEVELOPMENT, Kogan Page, London & Philadenphia 2007.

[2] Nguyễn Quốc Nam, Handout bài giảng môn Quản trị nhân sự, 2010.

[3] Annual 2010 survey – Learning and Talent Development, CIDP, London 2010

[4] Create Management for Create Teams – Bussiness Coaching and Create Bussiness,Mark McGuinness, London 2008 http://wishful.fileburst.com/creativemanagement.pdf

About these ads

One response

  1. good lesson for us

    Tháng Tám 13, 2011 lúc 7:09 chiều

Gửi phản hồi

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Log Out / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Log Out / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Log Out / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Log Out / Thay đổi )

Connecting to %s

Theo dõi

Get every new post delivered to your Inbox.